Verifactu: qué es, y cómo afecta a tu empresa

La nueva Ley Antifraude impone un nuevo sistema de facturación para todas las empresas y autónomos independientemente de su tamaño o volumen de ventas.

Este nuevo sistema recibe el nombre de Verifactu o Veri*factu y tiene como objetivo garantizar la autenticidad de las facturas. Estas se tendrán que emitir con un formato y estructura determinados que garanticen y acrediten su origen y validez.

Su objetivo es aportar transparencia al proceso de facturación. Los obligados tributarios o empresas podrán remitir voluntariamente de forma automática y por medios electrónicos sus registros de facturación a la AEAT. Te contamos en qué consiste Verifactu y cómo prepararte para su llegada.

¿Qué es Verifactu?

En el marco de la Ley Antifraude, los software de doble uso, definidos como aquellos que permiten llevar una contabilidad paralela o contabilidad B, tienen los días contados. Es uno de los principales objetivos de la norma para luchar contra el fraude fiscal dentro del colectivo de empresas y autónomos. Para combatir esa evasión de impuestos, el Ministerio de Hacienda y Función Pública quiere eliminar del mercado a estos programas que permitan la ocultación, alteración o manipulación de los datos de facturación.

Este objetivo pretende cumplirse a través del Real Decreto 1007/2023 publicado el pasado diciembre de 2023 en el BOE y en vigor desde su publicación. En este RD se aprueba el "Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos que soporten procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos en los registros de facturación".

Esto supone que no todos los programas o Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) son válidos y legales para que una empresa emita sus facturas. Estos deben cumplir una serie de exigencias técnicas que garanticen su consonancia con la nueva Ley Antifraude. Estos son los principios de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos que recogen estos sistemas.

Los obligados tributarios que utilicen aplicaciones informáticas para el cumplimiento de la obligación de facturación podrán remitir voluntariamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria todos los registros de facturación generados por dichos sistemas informáticos cumpliendo con las especificaciones técnicas que se establezcan para la remisión. También las aplicaciones deberán poder enviar dichos registros si la AEAT los solicita.

Características del sistema Verifactu:

• Las aplicaciones informáticas de facturación deberán disponer de una declaración responsable, confirmando que cumplen con lo dispuesto en el Reglamento de requisitos para soluciones informáticas de facturación, y que cumple las especificaciones que se aprueben mediante Orden Ministerial.
• Generar un registro de facturación para cada nueva factura emitida, así como en caso de anulación o rectificación.
• Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
• Permitir enviar de forma automática cada registro de facturación a Hacienda. Se trata de la opción más cómoda y recomendada por la Administración, y es la que se denomina Sistema Verifactu y que permite asegurar que se consideran cumplidos los requisitos del artículo 29.2 j) de la LGT de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros generados por sistemas informáticos de facturación.
• En caso de que no se quiera realizar envío automático a la AEAT las aplicaciones deberán guardar de forma segura los registros de facturación, aunque la AEAT podrá requerir que se consideren cumplidos todos los requisitos anteriores y podrá obtener copia de la información conservada a demanda.
• Registrar determinados eventos para permitir la trazabilidad de la actividad en el programa de facturación. Este registro de eventos no podrá ser alterado y deberá conservarse hasta que prescriban las obligaciones tributarias.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

La Orden Ministerial que desarrolla el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, ha sido aprobada y establece que los obligados tributarios deberán estar adaptados con anterioridad al 1 de enero de 2026. En el caso de los autónomos, deberán hacerlo antes de julio de 2026.

Si ya cuentas con cualquiera de las soluciones de software .NET de facturación de MICROVEN, todas ellas cumplirán con la normativa legal en el plazo requerido.

¿A quién afecta Verifactu?

El nuevo sistema Verifactu afectará a todos los contribuyentes que desarrollen actividades económicas, tanto si están sujetos a IRPF como si lo están al Impuesto sobre Sociedades.

Únicamente se exime de cumplir con Verifactu las empresas ubicadas en los territorios forales (donde existen sistemas propios) y las empresas acogidas al SII.

Características de las facturas Verifactu:

• Código QR. Las facturas Verifactu deberán incorporar necesariamente un código QR que contendrá una serie de datos identificativos.
• Referencia al sistema Verifactu. Las facturas también deberán indicar expresamente que han sido generadas mediante un sistema de emisión de facturas verificables, mediante la expresión "Veri*Factu".
• Envío de información a Hacienda. La factura Verifactu permitirá su envío a la Agencia Tributaria y su posterior verificación a través de un dispositivo de lectura para código QR.
• Registro de eventos. Además de todo ello, deberá existir como respaldo un registro de cada factura y evento.

Información a la AEAT de los registros de facturación:

La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria. El contribuyente tiene dos opciones:

• Envío automático de cada registro de facturación a la Administración Tributaria (Sistema Verifactu). Es la opción más cómoda y la recomendada por la Administración.
• Registro sin envío de las facturas: cada registro debe estar firmado digitalmente y estar a disposición de la AEAT en cualquier momento.

¿Qué ventajas tiene para la empresa el sistema Verifactu?

• Se trata de un sello de confianza. Si un cliente recibe una factura Verifactu tendrá la certeza de que la empresa o profesional que la emite se encuentra al día en sus obligaciones con Hacienda y trabaja de forma transparente.
• En un futuro próximo facilitará la labor contable. Dado que toda la facturación podrá llegar de forma automática a Hacienda, será posible que parte o la totalidad de los modelos tributarios puedan presentarse de forma más sencilla, dado que toda la información de las facturas emitidas de la empresa ya constará en los registros de la Agencia Tributaria.

Software de facturación MICROVEN adaptado a Verifactu:

• ERP RAmsés: Nuestro software ERP ofrece una visión global del negocio en tiempo real, además de control y trazabilidad de todos los procesos productivos y administrativos. Incluye la gestión de tu facturación y contabilidad.
• GESFANET: Pensado especialmente para la facturación empresas de servicios que no precisen de control de almacenes. Ideal para asesorías y despachos que facturan por cuotas periódicas.
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