Múltiples firmantes

Subnotatio permite que varias personas intervengan en la firma de un documento. Se define el orden de firma.

Plantillas

Subnotatio permite definir plantillas de documentos en las que se definen el nº de firmantes, las áreas de firma de cada uno de ellos, y las zonas en las que se deberán estampar el sello de la empresa.

Para la creación de plantillas se utiliza un asistente con los siguientes pasos:

• Paso 1: Selección del documento base.
• Paso 2: Definición de los firmantes (Orden de firma y En calidad De).
• Paso 3: Definición de las zonas de firma. Se crearán tantos botones de zona de firma como firmantes se hayan definido.

Si bien Subnotatio soporta el uso de plantillas, no es obligatorio utilizarlas, pudiendo definir las zonas de firma directamente sobre el documento a firmar.

Documentos

El envío de documentos para la firma requiere la supervisión de un usuario previo al envío, para comprobar que las zonas de firma están en su sitio (si el texto del documento hubiese aumentado con respecto a la plantilla, en el caso de que se utilicen, es posible que haya que recolocar las zonas de firma).

Subnotatio contempla que el documento lo seleccione el usuario o que lo suministre la aplicación cliente.

Para enviar un documento a firmar se utiliza un asistente con los siguientes pasos:

• Paso 1: Selección del documento base (PDF), si no lo suministra la aplicación cliente.
• Paso 2: Selección de plantilla o sin plantilla.
• Paso 3: Definición de los nombres de los firmantes y email.
• Paso 4: Si se utiliza plantilla ir al paso 5, en caso contrario se muestra el diseñador para que se marquen las zonas de firma como si de una plantilla se tratase.
• Paso 5: Se genera el documento y se envía para la firma al primer firmante.

WorkFlow

Cada vez que se envía el documento para la firma, se parte del estado en que lo dejó el último firmante.

Cuando se conforma la firma, se guarda la imagen con todas las firmas realizadas hasta el momento, para dejarla lista para el próximo firmante.

Una vez un firmante ha conformado la firma, no se le debe dejar cambiar nada.

Información sobre los documentos enviados para firmar

Subnotatio ofrece métodos en sus servicios Web que permiten conocer la situación de los trámites en curso:

• Lista de los documentos en trámite.
• Situación detallada de un documento, tanto de documentos en trámite como finalizados.
• Lista de alarmas.

Reenvío de un documento

Los servicios Web de Subnotatio ofrecen la posibilidad de retroceder a un determinado firmante en el proceso de firma, lo que modifica el workflow del documento reenviándoselo al firmante correspondiente y avanzando ,a continuacuón, normalmente en el flujo de procesos .

Auditoría del sistema

La información de auditoría del sistema se almacena en una tabla de la base de datos que permite conocer los procesos realizados asociados a un determinado documento.

Flujo de procesos

• Con suministro de datos por la aplicación cliente

  1. La aplicación cliente genera un nuevo Documento Subnotatio en la base de datos suministrando de esta forma la información necesaria para poder procesar con éxito la firma:

  1. Plantilla Base. Si no se indica, se asume que se está trabajando directamente con el documento a firmar y se obliga al usuario a definir las zonas de firma.
  2. Lista de documentos a firmar. Si se indicó plantilla base, esta lista solo puede contener un elemento: el documento a firmar, basado en la plantilla (a). Si la lista contiene más de un documento, se ignora la plantilla, se muestra el asistente para fundir PDF y se obliga a definir las zonas de firma del documento final.
  3. Lista de personas que deben firmar. El orden de firma lo determinará su posición en la lista. Para cada persona se deberá suministrar:
  • Nombre completo.
  • En Calidad de.
  • Email.



• Con suministro de datos por parte del usuario

  1. Un usuario del departamento de personal envía para la firma una determinada documentación para lo que, a través de una opción de la aplicación cliente, lanza el asistente Subnotatio para enviar a firmar un nuevo documento:

  1. Selecciona uno o varios documentos PDF para firmar, alojados en el sistema de archivos.
  2. Si se ha seleccionado más de un documento se deberán fundir en un solo Pdf, que será el que se envíe para la firma. Para poder fundir varios PDF's en uno solo, Subnotatio ofrece una herramienta visual de usuario que permite definir el orden en el que se concatenarán los Pdf.
  3. El usuario debe seleccionar la carpeta en la que se depositará el documento firmado.
  4. El usuario debe indicar las fechas límites.



• Procesos comunes. Se repite por cada firmante del documento

  La aplicación cliente inicia el proceso de firma invocando un método del servicio web que realiza las siguientes tareas para cada uno de los participantes en el proceso de firma:

  2. Subnotatio envía un e-mail al firmante anunciándole la existencia de un documento para firmar y ofreciéndole un enlace para acceder a la página Web que le permitirá visualizar y firmar la documentación. El envío lo fuerza la aplicación cliente invocando a un método de los servicios Web o el usuario haciendo clic en el botón enviar del asistente.

  3. El trabajador abre el correo y hace clic en el enlace. Se abrirá la página web con el documento a firmar descompuesto en páginas que serán imágenes PNG del documento original. Al desplazarse por el las páginas del documento, se muestran imágenes indicando las zonas en las que debe firmar. Al hacer clic sobre esas imágenes, se abre una ventana para registrar la firma manuscrita. Al volver a una página en la que ya se registró la firma, la imagen mostrada será la firma registrada y se podrá cambiar haciendo clic el botón “Cambiar” que le acompañará.

  4. Una vez se han completado las firmas, el usuario ya puede finalizar el proceso. Previo al OK definitivo se intenta obtener la localización GPS, si el dispositivo lo soporta, y si no, se obtiene la localización del punto desde el que está recibiendo el servicio de acceso a internet por parte de la operadora.




• Una vez todos los intervinientes han firmado …

  5.  Si se definieron zonas para sellar en el documento, se superpone el sello de la empresa.

  6.  Se protege y firma el documento digitalmente con un certificado de la empresa, con lo que aseguramos su inalterabilidad.

  7.  Se envía un mail al que se adjunta el documento firmado, a cada uno de los intervinientes en la firma y se deja el PDF firmado en la carpeta indicada durante el proceso de creación del Documento Subnotatio.